Skip to content

Email bounced là gì. Lí do và cách khắc phục chúng

email bounced là gì
Theo BetterBounces.net, mỗi ngày có 31 triệu email bounced. Điều đó đồng nghĩa là 31 triệu thông điệp không được tiếp cận với người nhận. Nói cách khác, công sức để tạo nên chúng đều đổ xuống sông xuống bể. Email bounced là một phần không thể tránh khỏi trong email marketing. Tuy nhiên email bounced là gì? Cách thức chúng hoạt động thế nào và làm sao để khắc phục? Hãy tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Email bounced là gì?

Email bounced là email hỏng. Bạn sẽ không thể gửi thư tới những email này. Thông thường, chúng sẽ được trả về ngay nếu bạn dùng các phần mềm email marketing. Có 2 loại bounced email: cứng và mềm.

Bounce mềm

Tình trạng bounce email mềm xảy ra khi địa chỉ email của người nhận bị biến mất tạm thời. Quá trình vận chuyển sẽ bị tạm hoãn nhưng không dừng hẳn. Với những email bounced mềm, một vài nền tảng email marketing sẽ tiếp tục gửi lại tới những địa chỉ này trong trường hợp một vài lỗi đã được khắc phục. Sau đó, chúng có thể nhận được email từ bạn. Nếu gửi lại nhiều lần mà vẫn không thành công thì hệ thống sẽ tự động xóa những email đó khỏi danh sách gửi. Nếu bạn đang gửi email thủ công và gặp lỗi bounced mềm lặp đi lặp lại với những địa chỉ giống nhau sau mỗi lần gửi thì tốt hơn hết, bạn nên xóa chúng khỏi danh sách email của mình.

Bounced cứng

Nếu bounce mềm là những email bị hỏng do những lỗi tạm thời thì bounce cứng là những email hỏng do lỗi dài hạn. Những email bị bounce cứng cần phải bị xóa bỏ ngay lập tức vì chúng là những lỗi không thể khắc phục được. Thường thì các nền tảng email marketing sẽ giúp bạn làm điều này. Tuy nhiên, nếu bạn đang gửi thư tay thì hãy lưu ý và xóa những địa chỉ này nhé. Một điều khá quan trọng bạn cần lưu ý: luôn có một vài email bị lỗi bounced trong chiến dịch email marketing của bạn. Đây là điều rất bình thường và không cần quá bận tâm đến chúng.

Tại sao lại có email bounced

email bounced

Nguyên nhân dẫn đến Email bounced

Chắc hẳn bạn đã biết được bounced email là gì rồi. Vậy tại sao lại bị email bounce? Chúng hoạt động như thế nào? Có rất nhiều yếu tố khiến email hỏng, dưới đây là một vài yếu tố thường gặp:
  • Gửi thư tới những địa chỉ email không tồn tại. Khách hàng thỉnh thoảng hay mắc vài lỗi khi đăng ký vào danh sách nhận tin. Có thể họ đăng ký những email lâu ngày không dùng, gõ sai địa chỉ mail,… dù là lỗi gì thì địa chỉ email không tồn tại là nguyên nhân thường gặp nhất của lỗi email bounce.
  • Địa chỉ IP bạn dùng bị khóa. Dù nội dung của bạn được đầu tư rất chất lượng nhưng địa chỉ IP bạn sử dụng vẫn có thể bị khóa. Việc này có thể xảy ra do lịch sử ghi nhận địa chỉ của bạn xấu do gửi hoặc nhận quá nhiều thư spam. Email bị chặn bởi máy chủ (không có khả năng chuyển tiếp): Những email có thể bị chặn bởi máy chủ bởi rất nhiều nguyên do. Nhiều máy chủ có thể chặn những tin nhắn có kích thước quá lớn, những email sử dụng sai định dạng và nội dung sẽ bị đánh dấu là spam. Các máy chủ thư cũng có thể chặn email của bạn nếu địa chỉ của mục From có thể không khớp với tài khoản trên máy chủ email.
  • Máy chủ nhận bị quá tải hoặc không tồn tại tạm thời. Dù là những máy chủ tốt nhất thế giới thì đôi khi cũng bị quá tải bởi lượng mail gửi đi quá lớn. Đôi khi email bị bounced bởi máy chủ quá tải hoặc không tồn tại. Lỗi này tương tự như tình trạng email bounced mềm.
  • Hòm thư của người nhận bị đầy. Một vài nhà cung cấp email đặt giới hạn kho lưu trữ email của mình. Khi người dùng đạt số lượng tối đa thì những email gửi đến hòm thư này sẽ đều bị chuyển thành email bounced. Nếu khách hàng xóa bớt những tin nhắn cũ đi thì họ sẽ có thể nhận lại email như bình thường.
  • Người nhận chặn email. Nhiều cá nhân có thể chặn mail được gửi đến từ những người gửi họ không mong muốn. Những email bị chặn này sẽ trở thành email bounced.
  • Người nhận đã kích hoạt tự động trả lời. Khi nhân viên đi nghỉ hoặc không có mặt, họ có thể thiết lập thư trả lời tự động để nói với các liên hệ về nó. Nếu địa chỉ email bạn đang cố truy cập có thư trả lời tự động, bạn sẽ thấy thư bị trả lại, nhưng tin nhắn vẫn có thể được gửi sau khi tắt trả lời tự động.

Khi gửi bounced email tôi phải làm gì?

Cách khắc phục email bounced

Cách khắc phục email bounced

Đừng quá lo lắng nếu email của mình bị gửi bounced. Bạn chỉ cần lọc ra những email hỏng và xóa chúng đi để tình trạng này không tiếp diễn nữa. Tuy nhiên, nếu lượng email hỏng trong danh sách của bạn quá lớn thì bạn nên xem lại chất lượng danh sách gửi mail của mình. Chất lượng danh sách có ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả gửi mail và mức độ hiệu quả của cả chiến dịch. Nếu bạn gửi thư tới lượng bounced email quá lớn, chúng cũng sẽ làm giảm sự uy tín của địa chỉ bạn gửi đấy. Với phần mềm email marketing như Zetamail, chúng tôi có tính năng xác thực email giúp bạn lọc ra những email sống chết, có tồn tại hay không giúp cho chiến dịch của bạn không còn gặp phải lỗi này nữa. Dưới đây là một vài cách có thể giúp bạn khắc phục tình trạng email bounced:
  • Xác thực địa chỉ email trước khi đưa chúng vào danh sách gửi thư để tránh bị lỗi email hỏng và bị trả lại.
  • Hãy sử dụng những phần mềm email marketing chất lượng và không nên mua hoặc thuê lại danh sách email.
  • Kiểm tra kỹ nội dung của bạn trước khi gửi đi xem nó có vi phạm chính sách nào của máy chủ không. Với những email kèm theo ảnh thì cũng cần lưu ý giảm kích thước ảnh xuống để chúng không khiến dung lượng email của bạn bị quá tải và không được gửi đi.

Kết luận

Email bounced không đáng sợ như bạn nghĩ. Nó chỉ là tình trạng email hỏng do lỗi gửi từ máy chủ, bạn gửi tới những địa chỉ không tồn tại, hòm thư người nhận đầy hoặc người nhận chặn nhận thư từ bạn mà thôi. Hi vọng rằng với bài viết này, bạn đã có kiến thức về lỗi email hỏng và biết cách khắc phục chúng.
Scroll To Top