Cách viết mail cho khách hàng mới hiệu quả - Zetamail Blog

Cách viết mail cho khách hàng mới hiệu quả

cách viết email cho khách hàng mới hiệu quả
Viết email cho khách hàng mới hiệu quả của Phill Keene

Bạn đang tìm cách viết mail cho khách hàng mới hiệu quả nhất. Bạn muốn làm quen với họ thông qua việc gửi những “email lạnh”. Tuy nhiên, mỗi ngày có cả ngàn cái “email lạnh” được gửi đi từ hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. Và chúng thậm chí chẳng được mở ra bao giờ. Điều này làm các nhà tiếp thị chán nản với email marketing.

Dựa trên kinh nghiệm và dữ liệu của mình, tôi nhận thấy 70% phản hồi xuất hiện từ email thứ 2 đến cái thứ 4 trong chuỗi email bạn gửi cho khách hàng. Mặc dù không có một quy tắc chung nào cho tất cả các mô hình kinh doanh để thành công với chuỗi “email lạnh”, nhưng có một vài quy tắc chung bạn nên tham khảo để thu được kết quả.

Viết mail cho khách hàng mới qua 3 bước cơ bản

1) Email mở đầu gửi cho khách hàng mới

Để làm quen với khách hàng qua “email lạnh”, trước hết phải làm khách hàng mở email của mình và xem trong đó có gì. Hãy xây dựng cách viết mail cho khách hàng mới với nội dung ngắn gọn, rõ ràng và đảm bảo các tiêu chí sau:

  • Thu hút sự chú ý
  • Đặt ra lý do bạn tiếp cận với họ
  • Nêu rõ những thông tin bạn cung cấp
  • Giải thích lý do tại sao họ nên tin tưởng bạn
  • Sử dụng một lời kêu gọi hành động rõ ràng và duy nhất
  • Giữ giọng điệu trò chuyện, cá nhân hóa nội dung của bạn, và những giá trị khác mà bạn có thể mang lại.

Ngoài ra, sẽ hiệu quả hơn nếu bạn cung cấp thêm những thông tin về website, đường link sản phẩm, doanh nghiệp,… cụ thể rõ ràng. Khi đó, nếu khách hàng có nhu cầu hoặc hứng thú với bạn thì họ có thể dễ dàng tìm kiếm mọi thông tin về bạn.

2) Email nhắc nhở (2-3 ngày sau khi gửi email đầu tiên)

“Email lạnh” có xu hướng bị bỏ qua. Khách hàng tiềm năng của bạn có thể đang bận rộn, không có tâm trạng tốt để trả lời, hoặc đơn giản là họ không có trong văn phòng trong vài ngày. Một lời nhắc nhở nhẹ nhàng sẽ là hiệu quả trong tình huống này.

Tuy nhiên, đừng lặp lại nội dung email trước đó. Sẽ hiệu quả hơn khi bạn gửi thư trong cùng một chủ đề và hỏi xem họ có thấy email trước của bạn không? Liệu họ có nghĩ về lời đề nghị của bạn không, v.v.

3) Email tạm biệt (4-5 ngày sau email trước)

Sau đây, tôi sẽ chia sẻ với bạn công thức cho một “email tạm biệt” để nhận được phản hồi. “Email tạm biệt” được gửi đi với mục đích thông báo cho khách hàng rằng họ sẽ không còn nhận được email từ bạn nữa.

Ai cũng cần sự giúp đỡ và đều không muốn bị bỏ qua. Vậy làm thế nào để một số người thay đổi quyết định chỉ cần qua một lời nhắc nhở thứ hai? Hãy email hỏi họ: “Điều gì có thể thay đổi suy nghĩ của bạn?”. Cố gắng đưa câu hỏi này vào dòng tiêu đề và trong nội dung văn bản bạn gửi đi. Biết đâu chúng có thể chỉ cho bạn một vài điều ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng.

Nó hiệu quả như vậy sao? Phải đấy vì nó khiến người đọc suy nghĩ về lời đề nghị của bạn và lý do họ từ chối nó. Biết đâu, khi nghĩ về những lý do đó, người đọc nhận ra dường như nó không còn quan trọng và ảnh hưởng nhiều đến quyết định của họ nữa. Và họ có thể chấp nhận lời đề nghị của bạn.

Trình tự kinh doanh

Tùy thuộc vào tầm quan trọng của quyết định, rủi ro và uy tín của công ty, một số trình tự tiếp theo có thể yêu cầu nhiều hơn một vài email và đòi hỏi sự thuyết phục hơn.

Chuỗi email bán hàng tiếp theo này phức tạp hơn nhưng cũng mang lại nhiều giá trị hơn. Nó đã giúp chúng tôi có được 175 khách hàng đầu tiên. Chúng tôi thực hiện chuỗi này trong 2 tuần và dưới đây là toàn bộ trình tự:

  1. Mở email lạnh
  2. nhắc nhở nhẹ nhàng nhưng chắc chắn (2-3 ngày sau email ban đầu)
  3. Trình duyệt giá trị số 1 (3-4 ngày sau email trước)
  4. Trình duyệt giá trị số 2 ( 3-4 ngày sau email trước)
  5. Email chia tay (4-5 ngày sau email trước)

Cách bạn đưa các giá trị không thể phủ nhận vào “email lạnh”

Có 5 cách chính đưa những giá trị cốt lõi vào  “emaill lạnh” và thúc đẩy hành động từ khách hàng.

1. Case studies

Case studies là những vấn đề điển hình mà khách hàng của bạn gặp phải và cách họ giải quyết, đo lường kết quả cụ thể như thế nào. Neil Patel, co-founder của KISSmetrics và Crazy Egg đã tăng doanh số của mình lên 70% nhờ việc đưa các case studies vào email gửi cho khách hàng.

Case studies thực sự hiệu quả khi giúp bạn thu hút sự chú ý, thể hiện giá trị, thể hiện sự khác biệt của bạn và giảm thiểu rủi ro.

2. Câu chuyện thành công

Câu chuyện thành công là về việc tóm tắt trải nghiệm thành công của khách hàng với công ty của bạn. Tuy nhiên nó sẽ chỉ đủ để thu hút sự quan tâm. Bên cạnh đó cũng có những câu chuyện thất bại khi khách hàng chưa thỏa mãn với trải nghiệm khi sử dụng dịch vụ của bạn. Bạn sẽ không thể bao che hay lấp liếm những trải nghiệm thất bại nhưng bạn có thể xây dựng những câu chuyện tốt hơn để tạo niềm tin với khách hàng.

3. Lời chứng thực

Là cách bạn để khách hàng tự lên tiếng, tự nói về những trải nghiệm thú vị khi họ sử dụng dịch vụ của bạn và lan truyền nó tới công chúng. Cách làm này mang tính khách quan và hiệu quả hơn nhiều so với việc bạn tự viết về nó.

Theo Groove, khi họ chia sẻ lại bài đăng từ phía khách hàng với những nhận xét tốt đẹp về doanh nghiệp và tiếp thị qua email, lượng chuyển đổi gia tăng tới 15%.

4. Giới thiệu

Theo Joanne Black, giới thiệu có thể bạn tiết kiệm thời gian tiếp cận với khách hàng mới tới 50%! Điều đó có nghĩa là nhiều doanh nghiệp mới với ít khách hàng tiềm năng hơn.

Lời giới thiệu sẽ trở nên hiệu quả khi được thực hiện bởi những người mà khách hàng tiềm năng của bạn biết, tin tưởng và tôn trọng.

5. Nội dung có liên quan

Dù bạn không có bất kỳ dữ liệu nào về khách hàng hoặc những dữ liệu nào có liên quan đến họ thì  bạn vẫn có thể thu hút họ bằng những nội dung thực sự có giá trị.

Hãy bắt đầu là quen với khách hàng mới qua việc cung cấp cho họ những giải pháp về khó khăn mà họ gặp phải. Bằng cách này, họ sẽ chú ý, có thiện cảm với bạn và dễ chấp nhận lời chào hàng của bạn hơn.

Các chu kỳ dài hơn

Trong khi các giao dịch nhỏ được quyết định nhanh chóng, các giao dịch lớn hoặc phức tạp cần nhiều thời gian hơn. Nó yêu cầu bạn  thiết lập thêm uy tín, kiên trì hơn trong việc thuyết phục khách hàng.

Lưu ý rằng các chuỗi email bán hàng dài hơi này cần được tích hợp đa kênh. Điều này sẽ cho phép bạn xây dựng một mối quan hệ có ý nghĩa và tốt đẹp hơn.

Bạn không thể là một chuyên gia trong tất cả các phương pháp tiếp cận nhưng bạn cũng không thể chỉ theo một cách tiếp cận. Bán hàng là quá trình tạo mối quan hệ. Chúng được tạo dựng càng tự nhiên thì càng dễ thành công.

Đây là cách tiếp cận Phill Keene thực hiện tại Costello; nó sử dụng sáu phương pháp khác nhau trong suốt một tháng làm quen với khách hàng. Nó được gọi là Crazy Ex Sequence và đã đem lại kết quả.