Cách hoạt động của bộ lọc thư rác và phương pháp ứng phó

Khi biết được cách hoạt động của bộ lọc thư rác. Các chiến dịch email marketing sẽ chuyển vào hòm thư chính dễ dàng hơn. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ đi sâu vào cách bộ lọc thư rác hoạt động và cách ngăn email rơi vào thư rác.

1. 3 loại bộ lọc thư rác mà email của bạn sẽ gặp phải

Bộ lọc thư rác có nhiều dạng. Hãy xem xét ba loại bộ lọc thư rác có nhiều khả năng ảnh hưởng đến chiến dịch email của bạn.

1.1. Bộ lọc spam dựa trên đám mây / bên thứ 3 và bộ lọc spam cổng

Nhiều tổ chức sử dụng cổng hoặc bộ lọc thư rác email dựa trên đám mây để lọc và các thư gửi đến nhằm đảm bảo thông tin, tránh nhận những tin nhắn không cần thiết. 

Mặc dù Gmail và Microsoft có cung cấp khả năng bảo vệ chống spam. Các bộ lọc spam dựa trên đám mây và cổng cho phép quản trị viên mạng có thể thêm mức độ kiểm soát và thông tin chi tiết về lưu lượng truy cập.

Điều này mang đến một thách thức độc đáo cho các nhà tiếp thị B2B vì họ thường kiểm soát hoặc cách ly việc gửi email hàng loạt.

1.2. Bộ lọc thư rác trên máy tính để bàn

Bộ lọc thư rác trên máy tính để bàn hoạt động trên máy tính của người dùng và cho phép cấu hình và cá nhân hóa 1-1. Microsoft SmartScreen, G-Lock SpamCombat là một vài ví dụ về bộ lọc thư rác dựa trên máy tính để bàn.

1.3. Bộ lọc tích hợp của nhà cung cấp dịch vụ email

Đối với người gửi B2C và B2B, công nghệ phân loại thư rác và hộp thư đến tích hợp của Google, Microsoft và Yahoo là thách thức phổ biến nhất phải đối mặt.

2. 6 yếu tố xác định xem email của bạn có chuyển sang thư rác hay hộp thư đến

Để hiểu cách hoạt động của bộ lọc thư rác, trước tiên chúng ta cần hiểu các yếu tố mà chúng sử dụng để xác định thư rác. Cùng Zetamail xem xét các yếu tố mà 3 nhà cung cấp dịch vụ email lớn nhất (ESP) xác định thư rác.

1.1. IP nguồn

IP là mã định danh duy nhất của bạn trực tuyến. Một trong những yếu tố đầu tiên mà các nhà cung cấp dịch vụ email sẽ xem xét khi xác định xem một email có phải là thư rác hay không là địa chỉ IP của người gửi.

Nếu một địa chỉ IP cụ thể đã nhận được nhiều khiếu nại trước đây, thì email từ địa chỉ đó có nhiều khả năng bị xác định là thư rác. Đôi khi email từ một IP có danh tiếng rất kém có thể không được máy chủ chấp nhận.

1.2. Danh tiếng của tên miền

Các nhà cung cấp dịch vụ email không chỉ xem xét địa chỉ IP gốc của người gửi, mà còn cả tên miền, thậm chí là bí danh cá nhân của người gửi.

Giả sử các email từ @yourcompany.com thường bị xóa, không được mở. Các nhà cung cấp dịch vụ sẽ cho rằng email của bạn không được ưu tiên cao đối với hầu hết mọi người, dẫn đến spam. Mặt khác, nếu email từ công ty của bạn được nhấp, mở, đưa vào danh sách trắng, chuyển tiếp, trả lời, v.v., danh tiếng miền của bạn sẽ được đánh giá cao.

1.3. Bẫy thư rác

Nếu người dùng ngừng sử dụng tài khoản email, các nhà cung cấp email có thể đóng tài khoản đó. Sau khi tài khoản email bị khóa, ESP đôi khi sẽ tái chế địa chỉ email và biến nó thành một cái “bẫy thư rác”. Việc gửi đến bẫy thư rác sẽ không tạo ra tương tác. Từ đó danh tiếng IP và tên miền của bạn sẽ bị ảnh hưởng.

Các nhà cung cấp dịch vụ email đôi khi cài đặt các địa chỉ email giả trên web, diện đàn,… để đánh lừa những tool quét email hàng loạt. Những địa chỉ này có thể nằm trong danh sách email được rao bán trên mạng. Gửi email đến một trong những “bẫy thư rác” này có thể khiến người gửi bị phạt rất nặng và thậm chí đưa bạn vào danh sách đen email.

1.4. Danh sách đen

Danh sách đen là danh sách các địa chỉ IP của người gửi spam và người cho phép gửi spam. Người cho phép gửi spam là những người đã tắt bộ lọc thư rác, cho phép tất cả các email vào hòm thư chính. Nếu bạn gửi email vào một danh sách này, bạn rất có thể sẽ bị nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) chú ý tới.

1.5. Tỷ lệ gửi

Đôi khi email có thể không vào được hộp thư đến chỉ vì quá nhiều thư được gửi đến cùng một lúc. Nếu bạn gửi cùng một nội dung email cho quá nhiều địa chỉ trong một thời gian ngắn, thì email của bạn cũng có thể rơi vào hòm thư rác. Vì vậy, việc điều chỉnh hoặc dàn trải việc gửi email của bạn theo thời gian có thể làm tăng khả năng thư của bạn vào hòm thư chính.

1.6. Nội dung

Sử dụng ngôn ngữ “spam” có thể dẫn đến việc các thư bị gắn cờ, vì vậy khi soạn email cần phải tránh các từ spam trong email marketing. Bộ lọc thư rác ngày nay phức tạp hơn và hầu hết các mô hình tìm kiếm các mẫu trong nội dung thay vì các từ hoặc cụm từ cụ thể.

Vì vậy, rõ ràng là nội dung đóng một vai trò trong việc lọc email spam. Nếu bạn gửi nội dung chất lượng thấp, người dùng của bạn ít có khả năng tương tác hơn và thậm chí có thể đánh dấu email của bạn là spam.

3. Cách hoạt động của bộ lọc thư rác

3.1 Bộ lọc thư rác của Gmail hoạt động như thế nào?

1,5 tỷ người sử dụng Gmail mỗi tháng và hơn 5 triệu doanh nghiệp trả tiền cho Google để sử dụng tên miền riêng. Gmail chia hòm thư Inbox thành 3 mục:

• Chính: Email từ những người bạn biết (và các thư không xuất hiện trong các tab khác)
• Mạng xã hội: Tin nhắn từ các mạng xã hội và các trang web chia sẻ phương tiện
• Quảng cáo: Ưu đãi, ưu đãi, bản tin và các email “kêu gọi hành động” khác

Nếu như email của bạn gửi đến 1 trong 3 mục này, hãy yên tâm vì đây được coi là hòm thư chính của Gmail. Nó sẽ không ảnh hướng đến danh tiếng tên miền và địa chỉ IP của bạn.

Ngoài 3 mục trong hòm thư Inbox: chính, mạng xã hội và quảng cáo. Gmail chia các email khác thành

• Cập nhật: Thông báo, xác nhận, biên nhận, hóa đơn và bảng sao kê
• Diễn đàn: Tin nhắn từ các nhóm trực tuyến, bảng thảo luận và danh sách gửi thư
• Thư rác: Những tin nhắn bị nghi ngờ có nội dung không phù hợp với người nhận

Gmail sử dụng kết hợp các bộ lọc dựa trên quy tắc và máy học, gần đây nhất là tích hợp AI dựa trên TensorFlow vào bộ lọc thư rác của họ.

Chúng ta hãy xem xét một số yếu tố quyết định liệu email tiếp thị của bạn có chuyển sang thư rác hay không.

3.1.1. IP và tên miền danh tiếng

Gmail xem xét cả tên miền và địa chỉ IP của người gửi khi xác định vị trí đặt email. Gmail khuyên bạn nên thiết lập xác thực thích hợp  cho email gửi đi của bạn để đảm bảo rằng các thư của bạn không bị chặn hoặc bị lọc.

3.1.2. Cam kết của người dùng

Các thuật toán của Gmail dường như rất cân nhắc các hành động của từng người dùng trong hộp thư đến khi quyết định gửi email nào vào thư rác. Những gì có thể là thư rác cho bạn là khuyến mãi cho tôi, và hộp thư đến cho người khác.

Ví dụ về các hành động của người dùng ảnh hưởng xấu đến khả năng gửi:

• Tin nhắn bị xóa mà không được đọc
• Thư bị đánh dấu là spam
• Báo cáo hoặc khiếu nại spam
• Tin nhắn được chuyển đến khuyến mại

Ví dụ về các hành động của người dùng ảnh hưởng tích cực đến khả năng gửi:

• Email được bình chọn là không phải thư rác
• Tin nhắn có gắn dấu sao
• Tin nhắn được chuyển tiếp
• Tin nhắn đã đọc
• Tin nhắn đã trả lời

Để ngăn email của bạn chuyển thành spam trong Gmail, bạn cần đảm bảo rằng mình thường xuyên dọn dẹp danh sách những người đăng ký không bao giờ tham gia. Bạn cũng cần sử dụng một chiến lược email marketing khác cho những người đăng ký thụ động hoặc những người có mức độ tương tác thấp hơn.

3.1.3. Nội dung

Tiêu đề, nội dung, hình ảnh và liên kết của email của bạn là tất cả các yếu tố có liên quan để xác định xem email có phải là thư rác, quảng cáo, mạng xã hội hay hộp thư đến xứng đáng hay không.

Nội dung vẫn là một phần của thuật toán lọc email. Tuy nhiên, danh tiếng của người gửi dường như được đánh giá cao hơn. Việc tránh các từ “spam” dường như không quan trọng bằng việc duy trì mức độ tương tác cao của người đăng ký.

3.1.4. Lịch sử gửi

Hành động mặc định của Gmail trên các địa chỉ IP mới là tạm thời chặn chúng trong vòng 2-24 giờ đầu tiên. Sau đó, một số lượng nhỏ email được chuyển đến hộp thư đến. Một nhóm nhỏ khác được gửi đến thư rác để kiểm tra phản ứng của người nhận.

Nếu kết quả kiểm tra ban đầu này dẫn đến tỷ lệ phàn nàn cao, hầu hết các email trong tương lai sẽ bị gửi vào thư rác. Mặt khác, nếu người nhận chuyển thư khỏi spam bằng cách nhấp vào “Đây không phải là thư rác”, Gmail sẽ coi là địa chỉ an toàn để gửi thư đến.

3.1.5. Cách ngăn email chuyển thành thư rác trong Gmail

Cách tốt nhất để tránh email chuyển sang thư rác trong Gmail là:

• Tuân theo danh sách “Nguyên tắc CAN-SPAM”
• Sắp xếp lịch gửi dàn trải, không quá nhiều
• Nội dung không chứa những từ spam trong email marketing
• Luôn luôn sàng lọc danh sách trước khi gửi

3.2. Làm thế nào để Outlook phát hiện thư rác?

Microsoft chú ý đến sự tham gia, khiếu nại, bẫy thư rác và các yếu tố khác tương tự như gmail. Tuy nhiên outlook còn sử dụng “mạng dữ liệu danh tiếng người gửi” (SRD) để lọc thư rác. Microsoft sử dụng một nhóm bình chọn ngẫu nhiên từ những người dùng Outlook đang hoạt động để thực hiện bộ lọc.

Các email được gửi đi sẽ kèm theo thông báo yêu cầu bỏ phiếu xem email ban đầu là “Rác” hay “Không phải rác”. Nếu phiếu bầu “Rác” cao có thể dẫn đến việc các email trong tương lai của bạn dễ vào hòm thư spam hơn. Tuy nhiên, đối với cách này người gửi có thể dễ dàng thao túng tỷ lệ khiếu nại bằng cách gửi một lượng email lớn hơn để giảm số lượng khiếu nại.

Cách ngăn email chuyển sang thư rác trong Outlook
Cũng như với các nhà cung cấp khác, việc làm theo các phương pháp hay nhất là thường xuyên kiểm tra danh sách các địa chỉ liên hệ bị gián đoạn, xác thực email và gửi nội dung chất lượng cao và có liên quan sẽ giảm tỷ lệ email của bạn chuyển sang spam trong Outlook.

3.3. Yahoo lọc thư rác như thế nào?

Bộ lọc thư rác của Yahoo bao gồm các yếu tố sau:

• Địa chỉ IP danh tiếng
• URL danh tiếng
• Tên miền danh tiếng
• Danh tiếng của người gửi
• Danh tiếng số hệ thống tự trị (ASN)
• Chữ ký Thư nhận dạng DomainKeys (DKIM)

Cách tránh email bị chuyển vào thư rác trong Yahoo

Theo thông tin từ Yahoo: “Nếu bạn gửi email với tốc độ nhất định và đột nhiên có hoạt động tăng đột biến, bạn có thể bị gắn cờ là người gửi bị xâm phạm và bị đánh dấu là spam. Thay vào đó, hãy lập kế hoạch cho chiến dịch của bạn và dàn trải nó trong một khoảng thời gian nhất định.”

Bạn có thể đăng ký vào “Vòng lặp Phản hồi Khiếu nại” của Yahoo để nhận thông báo khi người dùng đánh dấu email của bạn là thư rác hoặc khiếu nại. Nếu bạn tiếp tục gặp vấn đề với khả năng gửi với Yahoo Mail, bạn có thể gửi trực tiếp địa chỉ IP gửi của mình tới Yahoo để xem xét.

Bạn đã sẵn sàng để tối ưu hóa tiếp thị qua email của mình chưa?

Trên đây là những điều cần thiết để đảm bảo email của bạn tránh bộ lọc thư rác của các nhà cung cấp email, giúp email của bạn có cơ hội tốt nhất vào hộp thư đến mọi lúc.

Nếu bạn đang muốn đưa chiến dịch email marketing của mình lên một tầm cao mới, hãy xem xét việc tự động hóa email của bạn với Zetamail. Zetamail sẽ giúp bạn tối ưu hóa khả năng gửi email và tiếp cận khách hàng vào đúng thời điểm, lên lịch gửi,… cải thiện tỷ lệ vào hòm thư chính.