Cách viết email báo giá cho khách hàng hiệu quả cao

<span style=”font-weight: 400;”>Cách viết email báo giá cho khách hàng sẽ quyết định hình ảnh thương hiệu của bạn. Yêu cầu Báo giá chỉ xuất hiện khi khách hàng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp. Vậy nên, dây chính là cơ hội để bạn chứng tỏ sự tận tâm, chuyên nghiệp của mình trong mắt khách hàng.

1. Email báo giá bao gồm những phần nào?

Một Email báo giá cơ bản bao gồm các phần sau:

• Giới thiệu về thương hiệu.
• Nêu rõ sản phẩm/dịch vụ hoặc báo giá theo yêu cầu.
• Cung cấp một số ưu điểm của sản phẩm/dịch vụ với nhu cầu của khách hàng.
• Cung cấp bất kỳ thông tin liên quan nào khác đối với nhu cầu của khách hàng để tăng khả năng up-sale.
• Kết thúc bằng lời cảm ơn và chữ ký.

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi viết email báo giá cho khách hàng.

2. Làm rõ yêu cầu của khách hàng

Viết một email báo giá để đáp ứng yêu cầu từ khách hàng cũng cần phải được chú ý và trau chuốt. Có một sự thật bất thành văn, đó là khách hàng sẽ nhận báo giá từ rất nhiều đơn vị cung cấp khác nhau để so sánh. Sau khi đã xem xét nhiều yếu tố: giá cả, uy tín, chất lượng,… mới quyết định mua hàng.

Chính vì vậy, nếu Email báo giá của bạn chỉ có vài ba con số và một vài thông tin giống như bao doanh nghiệp khác, email của bạn chắc chắn sẽ gặp bất lợi.

Cách viết email báo giá cho khách hàng -1

Trước khi viết email báo giá cho bất kỳ khách hàng nào, hãy nghiên cứu kỹ yêu cầu báo giá và liên hệ với khách hàng để làm rõ yêu cầu của họ. Dành thời gian để phác thảo tất cả các yêu cầu của khách hàng và xác định sản phẩm/giải pháp của bạn đáp ứng nhu cầu nào của họ.

Sai lầm tồi tệ nhất mà bạn có thể mắc phải khi phản hồi một yêu cầu đề xuất là đưa ra một báo giá không phù hợp với mục đích của khách hàng. Chỉ gửi cho khách hàng bảng giá không bao giờ là đủ. Bảng giá hoàn chỉnh của bạn phải bao gồm: Thông tin công ty, bảng giá, thành tựu,….Có như vậy, bạn mới thuyết phục được khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp mình.

3. Đảm bảo tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng

Chú ý đến các điều kiện và mong muốn về  dịch vụ được đề cập trong yêu cầu báo giá của khách hàng. Những yêu cầu đó có thể ảnh hưởng đến giá sản phẩm/dịch vụ của bạn. Ví dụ về một số tùy chọn và yêu cầu cần chú ý:

3.1. Vấn đề về thời gian: Thời gian khách hàng gửi yêu cầu báo giá là khi nào? Khách hàng muốn ký hợp đồng trong khoảng thời gian bao lâu?… Tất cả những yếu tố về thời gian cần được xem xét kỹ lưỡng. Nếu bạn nhận thấy đây là một khách hàng tiềm năng, có thể giảm giá, thêm ưu đãi cho dù là thời gian ngắn hạn để tăng thiện cảm trong mắt khách hàng.

3.2. Mục đích của khách hàng: Hãy cố gắng thu thập  nhiều thông tin nhất có thể của khách hàng, như: Mục tiêu, hình hình hiện tại, kỳ vọng sau khi sử dụng,… để có cái nhìn tổng quan nhất. Từ đó, xây dựng một gói dịch vụ dành riêng cho họ. 

Bạn có làm việc vào cuối tuần và ngày lễ không? Bạn có tính thêm phí cho việc giao hàng / công việc vào cuối tuần và ngày lễ không?

3.3. Tính năng bổ sung: Nếu sản phẩm/dịch vụ của bạn có thể tùy chỉnh hoặc có thể thêm các tính năng hữu ích cho khách hàng, hãy chia các mức giá khác nhau cho từng tính năng của mình

4. Cá nhân hóa nội dung email phù hợp với mỗi khách hàng

Đừng bao giờ sao chép nội dung cũ để gửi cho khách hàng. Cách viết email báo giá cho khách hàng hiệu quả nhất đó là cá nhân hóa nội dung một cách cụ thể nhất. Qua Email này, hãy chứng minh kiến ​​thức chuyên môn của mình để xây dựng niềm tin trong lòng khách hàng. 

Tìm ra những giải pháp để có thể giúp khách hàng đạt được các mục tiêu đã nêu trong yêu cầu báo giá của họ. Nếu được, bạn có thể đề xuất thêm các giải pháp mới, những giải pháp mang tính đột phá giúp khách hàng giải quyết vấn đề nhanh hơn. 

Bằng cách thực hiện phương pháp tư vấn này và sự hiểu biết của bạn về ngành hàng kinh doanh của khách hàng, bạn sẽ tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh của mình. Như vậy, khả năng doanh nghiệp của bạn được chọn sẽ cao hơn rất nhiều.

5. Phần kết luận

Hãy chuyên nghiệp và chủ động khi viết email báo giá cho khách hàng. Cách viết email báo giá cho khách hàng theo sự hiểu biết và nhu cầu của khách hàng sẽ khiến bạn trở nên khác biệt hơn so với đối thủ cạnh tranh. Cho dù giá sản phẩm/dịch vụ của bạn có cao hơn đi chăng nữa, khách hàng vẫn lựa chọn bạn bởi họ tìm kiếm sự chất lượng và giá trị nhận về chứ không chỉ là giá cả.