Mẫu email giới thiệu công ty chuyên nghiệp B2B & B2C

<span style=”font-weight: 400;”>Email giới thiệu được coi là “email đại diện”, gương mặt của doanh nghiệp. Một mẫu email giới thiệu công ty tốt giúp hình ảnh thương hiệu “ghim thẳng” vào tâm trí khách hàng. Có vậy, khách hàng nhớ đến bạn trong vô số thương hiệu khác.

Dưới đây là một số cách viết và mẫu email giúp bạn dễ dàng hơn trong việc soạn nội dung của mình.

Email giới thiệu là gì?

Email giới thiệu doanh nghiệp là cách để công ty giới thiệu với khách hàng, đối tác, nhà phân phối, nhà đầu tư hoặc tổ chức khác,… về sản phẩm/dịch vụ mình cung cấp. 

Thư giới thiệu giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp được sử dụng để đề nghị hợp tác, yêu cầu cơ hội đầu tư hoặc đơn thuần là giới thiệu các sản phẩm/dịch vụ.

Email giới thiệu giữa doanh nghiệp với khách hàng thường để giới thiệu chương trình giảm giá, sản phẩm mới hoặc thông báo khai trương chi nhánh mới,…

8 Bước viết email giới thiệu công ty

Bạn có thể sử dụng 8 bước sau để viết thư giới thiệu doanh nghiệp của mình.

• Xác định mục tiêu.
• Nghiên cứu công ty hoặc thị trường.
• Xác định nhu cầu.
• Mở đầu bằng một tiêu đề hấp dẫn.
• Bao gồm các chi tiết có liên quan.
• Ngắn gọn và súc tích.
• Tạo lời kêu gọi hành động.
• Kết thúc.

1. Xác định mục tiêu

Trước khi viết email giới thiệu, bạn cần xác định mục đích của email gửi đi là gì?

Ví dụ: Nếu bạn là một doanh nghiệp mới và muốn khách hàng biết về sản phẩm/dịch vụ của mình, bạn có thể viết phần giới thiệu của mình dưới dạng thư gửi doanh nghiệp với khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn liên hệ với một công ty khác, thư của bạn có thể theo định dạng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. 

2. Nghiên cứu công ty hoặc thị trường

Hãy nghiên cứu về công ty đối tác: độ nhận diện thương hiệu, thị trường, sản phẩm/dịch vụ của công ty đó.

Còn nếu bạn đang viết thư cho khách hàng của mình, hãy nghiên cứu các sản phẩm hoặc dịch vụ đang cạnh tranh với bạn. Từ đó, tìm ra lợi thế của mình và cung cấp thông tin để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ của bạn.

3. Xác định nhu cầu

Sau khi bạn đã thực hiện một số nghiên cứu về người nhận email, bạn có thể xác định nhu cầu của họ.

Khi viết thư giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, xác định nhu cầu doanh nghiệp bạn đang hợp tác là gì. Có thể họ đang tìm kiếm một nhà cung cấp hoặc đang tìm một đối tác góp vốn kinh doanh,… 

Hoặc khi nghiên cứu thị trường, bạn có thể nhận thấy nhu cầu về các sản phẩm mà khách hàng quan tâm. Bạn có thể sử dụng những nhu cầu của đối tượng để cung cấp thông tin liên quan về doanh nghiệp của mình cho họ.

4. Mở đầu bằng câu tiêu đề hấp dẫn

Sau khi khâu nghiên cứu đã hoàn tất, bạn có thể bắt đầu viết email giới thiệu công ty của mình. Mở đầu bằng một câu tiêu đề mang tính khẳng định, như: Slogan, khẩu hiệu của doanh nghiệp,… Hãy dành nhiều thời gian để nghĩ tiêu đề email hấp dẫn, bởi đây là yếu tố quyết định tỷ lệ mở email của bạn.

5. Bao gồm yếu tố liên quan

Tùy thuộc vào đối tượng và ý định của bạn, email cần bao hàm các yếu tố liên quan đến đối tác và khách hàng của bạn. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm mối quan hệ đối tác với một doanh nghiệp khác, email của bạn có thể bao gồm các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn dự định cung cấp cho họ, cũng như số liệu kinh doanh (nếu được). 

Nếu bạn viết thư để giới thiệu doanh nghiệp mới của mình với khách hàng, bạn có thể chỉ đưa vào thông tin mô tả các sản phẩm/dịch vụ phù hợp với nhóm khách hàng của bạn.

6. Ngắn gọn và súc tích

Trong một mẫu email giới thiệu công ty, hãy để số lượng khoảng 300 đến 400 từ và chỉ bao gồm những thứ bạn muốn người đọc biết về doanh nghiệp của bạn.Tránh những thông tin hoặc chi tiết không liên quan khiến mục đích của bạn không rõ ràng.

7. Tạo lời kêu gọi hành động

Trước khi kết thúc email, bạn có thể cân nhắc thêm nút kêu gọi hành động (Call-to-action). Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn thâm nhập vào một thị trường người tiêu dùng mới, bạn có thể tạo lời kêu gọi hành động để có những khách hàng mới mua hàng từ doanh nghiệp của bạn. Đây có thể là thông tin chi tiết về sự kiện khai trương với các mặt hàng giảm giá hoặc tặng phiếu giảm giá cho 100 khách hàng đầu tiên… 

8. Kết thúc

Sau khi bạn đã hoàn thành email giới thiệu của mình, hãy nhớ đọc lại nó để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Ngoài ra, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng tên người nhận và địa chỉ gửi chính xác. Ngoài ra, các vấn đề về định dạng, thiết kế cũng cần kiểm tra bằng cách gửi thử trước khi bạn chuyển nó đến đối tác/khách hàng của bạn.

Các lưu ý trong email giới thiệu công ty

Mặc dù có một số cách định dạng thư trang trọng, bao gồm cả thư giới thiệu, bạn có thể cân nhắc sử dụng định dạng thư kinh doanh cơ bản nhất. Các yếu tố sau đây có thể giúp bạn phác thảo cách bạn muốn định dạng thư giới thiệu doanh nghiệp của mình.

1. Lề

Thông thường, một email công việc chính thức sẽ có lề từ nửa inch đến một inch ở trên cùng, dưới cùng và các bên.

2. Giãn cách dòng

Luôn nhớ giãn cách các dòng và các đoạn với nhau để người đọc dễ dàng tiếp nhận thông tin cũng như giúp bố cục của email được chuyên nghiệp hơn.

3. Phông chữ

Chọn phông chữ có chân và có kích thước không nhỏ hơn 10 và không lớn hơn 12.

4. Lời chào đầu email

Hãy chắc chắn danh tính để xưng hô với người đọc của bạn bằng tên nếu bạn đang viết thư giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Sử dụng dấu hai chấm (:), không phải dấu phẩy (,), sau lời chào cho biết đó là thư kinh doanh.

5. Các đoạn nội dung

Thông thường, nội dung email giới thiệu công ty bao gồm khoảng ba đoạn:

• Đoạn đầu tiên được sử dụng để giới thiệu sơ lược bản thân và doanh nghiệp, cũng như mục đích viết của bạn. 
• Đoạn giữa bao gồm thông tin chi tiết về doanh nghiệp và các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Những giá trị mà sản phẩm/dịch vụ mang lại hoặc thành tựu doanh nghiệp của bạn đã đạt được,..
• Đoạn cuối sẽ kết thúc bằng việc trình bày lại mục đích của bạn và tạo lời kêu gọi hành động. 

6. Kết thúc

Kết thúc bức thư của bạn bằng một câu cảm ơn hoặc một câu đề nghị hợp tác thân thiện.

Tham khảo mẫu email giới thiệu công ty

Các ví dụ sau đây giúp minh họa thư giới thiệu doanh nghiệp theo phong cách giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cũng như giữa doanh nghiệp với khách hàng.

Email giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B)

Kính gửi Ông/Bà [Tên người nhận]:

Tôi là [Tên người gửi], thay mặt [Tên công ty] viết thư về việc gia nhập thị trường mới ở [ Địa chỉ] của công ty chúng tôi. Tôi viết thư này để giới thiệu công ty của chúng tôi với bạn và cung cấp một số thông tin về [sản phẩm/dịch vụ] của mình. 

Hiện tại [Tên công ty] đang hoạt động trong lĩnh vực [], các sản phẩm chủ lực của chúng tôi bao gồm [Danh mục sản phẩm]. Những sản phẩm tiêu biểu, như [Danh sách sản phẩm]. 

Sau [Số năm hoạt động], [Tên công ty] đã [thành tựu của công ty]. Chúng tôi hiện đang hoạt động tại các thị trường ở [Địa điểm] và rất vui mừng được mở rộng phạm vi hoạt động sang khu vực [Địa điểm].

Chúng tôi nhận thấy [Tên công ty đối tác] đang kinh doanh trong lĩnh vực [Tên lĩnh vực], vì vậy [Tên công ty] rất hân hạnh được gửi lời đề nghị công tác, cùng phát triển.

[Tên công ty] nhận thấy rằng [ly do bạn muốn hợp tác]. Doanh nghiệp của chúng tôi [Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp]. Tại thời điểm này, chúng tôi tin rằng, [Tên công ty] là một đối tác đáng tin cậy và phù hợp với [Tên công ty đối tác] để phát triển dòng sản phẩm [Tên dòng sản phẩm].

Chúng tôi xin gửi file đính kèm danh sách sản phẩm và mức giá cũng như các ý tưởng về các dịch vụ hỗ trợ [Tên công ty đối tác] giải quyết các vấn đề hiện tại.

Vui lòng liên hệ với tôi trong thời gian sớm nhất có thể để thảo luận về ý tưởng cũng như bất kỳ câu hỏi về yêu cầu này.

Cảm ơn quý Công ty và tôi mong nhận được phản hồi sớm.

Trân thành cảm ơn,

[Chữ ký chân trang]

Email giữa doanh nghiệp với khách hàng (B2C)

Kính gửi Ông/Bà []:

Tôi là [Tên người gửi] , [Chức vụ] của [Tên công ty]. Chúng tôi là nhà cung cấp [Thông tin sản phẩm] giúp khách hàng [Lợi ích của sản phẩm]. 

Các dòng sản phẩm của chúng tôi, bao gồm: [danh sách sản phẩm].

Sau [Số năm hoạt động], [Tên công ty] đã có [Số chi nhánh] chi nhánh trên toàn quốc. Vào thời gian sắp tới, chi nhánh thứ [] của chúng tôi sẽ được khai trương tại [Địa điểm] vào lúc [Thời gian].

Nhân dịp khai trương, chương trình giảm giá 20% sẽ được áp dụng cho tất cả các sản phẩm trong cửa hàng. Ngoài ra. với những hóa đơn trên 200.000 vnđ sẽ nhận được một phiếu bốc thăm may mắn, với giải thưởng lên đến 2.000.000 vnđ.

Đến thăm cửa hàng của chúng tôi để nhận những ưu đãi và những phần quà giá trị.

Chúng tôi mong sẽ gặp bạn tại cửa hàng!

Chữ ký chân trang

 

Hy vọng với bài viết này, Zetamail đã giúp bạn giảm bớt khó khăn khi soạn một mẫu email giới thiệu công ty cho doanh nghiệp. Đây là một trong các bước cơ bản để bạn có thể triển khai email marketing hiệu quả. Để triển khai