7 bước thiết lập email workflow đạt hiệu suất cao

Trong các bài viết trước, chúng ta đã tìm hiểu email workflow là gì? và 5 loại email workflow mà bạn nên triển khai trong năm 2021. Hôm nay, hãy cùng tìm hiểu cách thiết lập email workflow đạt hiệu suất cao, giúp bạn bứt phá doanh thu với ít nỗ lực hơn. 

Chìa khóa để xây dựng và quản lý email workflow tự động là có một chiến lược nội dung mạnh mẽ. Vì vậy, Zetamail không chỉ hướng dẫn bạn 7 bước thiết lập email workflow, mà còn gợi ý chiến lược nội dung hiệu quả. 

Bước 1 – Vẽ ra sơ đồ thiết lập email workflow

Sử dụng một sơ đồ để vạch ra từng email workflow từ đầu đến cuối hành trình khách hàng. Bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng 5 loại email workflow này để thiết lập một quy trình email hiệu quả. 

Nếu bạn vẫn tự hỏi: “Một sơ đồ email workflow trông như thế nào?”, hãy tham khảo ví dụ cụ thể dưới đây: 

Mẫu email workflow cho một nhà cung cấp dịch vụ

Bước 2 – Thu thập tài nguyên nội dung của bạn 

Tại Zetamail, chúng mình nhận thấy đa số khách hàng gửi các email marketing với nội dung chào hàng được “xào” lại để gửi nhiều lần. Đây chính là lý do khiến tỷ lệ mở cứ “rụng” dần. 

Nếu bạn cũng đang làm điều này thì xin hãy dừng lại. Lúc này, điều bạn cần làm là tổng hợp tất cả các nội dung cần thiết cho email workflow của bạn, bao gồm biểu mẫu, danh sách, CTA, trang đích và tất cả các loại nội dung chính cần thiết để dẫn dắt khách hàng tiềm năng đi theo một kịch bản bán hàng đã được thiết lập sẵn. Các dạng nội dung bạn sử dụng trong email workflow phải hoạt động phù hợp với (các) mục tiêu của workflow đó và vị trí của khách hàng trong hành trình của họ. 

Dưới đây là một số ví dụ về nội dung email marketing mà bạn có thể gửi tới khách hàng:

1. Thông tin
2. Đào tạo giáo dục
3. Các bài đăng / bài báo trên blog
4. Thông cáo báo chí
5. Thông báo
6. Quảng cáo chiêu hàng
7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Bước 3 – Xác định yếu tố kích hoạt email workflow

Để thiết lập email workflow đạt hiệu suất cao, bạn cần quyết định sự kiện nào sẽ diễn ra & kích hoạt một workflow cụ thể. Sau đây là một loạt các yếu tố bạn có thể sử dụng để kích hoạt email workflow, bao gồm:

• Liên hệ mới đã được thêm vào danh sách (cho blog hoặc bản tin)
• Gửi biểu mẫu
• Số lần nhấp chuột
• Nội dung tải xuống
• Lượt truy cập trang
• Tần suất tương tác với thương hiệu (hoặc không có tương tác sau một khoảng thời gian nhất định)
• Email mở ra
• Mua hàng
• Chọn tham gia (ví dụ: nội dung được kiểm soát)
• Sự kiện loại giao dịch (ví dụ: chuyển đổi nhỏ)
• Thẻ liên hệ, dựa trên các hành động cụ thể của người dùng
• Liên hệ với nhóm bán hàng và hỗ trợ
• Các mốc quan trọng (ví dụ: sinh nhật và ngày kỷ niệm)
• Điều kiện tùy chỉnh

Bước 4 – Xác định điều kiện email workflow

Đặt điều kiện và sử dụng thẻ khách hàng tiềm năng để giúp lọc và phân đoạn khách hàng tiềm năng của bạn dựa trên tiêu chí tùy chỉnh. 

Ví dụ: bạn có thể thêm khách hàng tiềm năng vào quy trình làm việc được chỉ định nếu họ đã xem một trang nhất định. Bạn cũng có thể xóa khách hàng tiềm năng khỏi một quy trình làm việc và thêm họ vào quy trình khác dựa trên lịch sử mua hàng.

Bước 5 – Xác định tần suất email

Thiết lập khoảng cách bạn muốn giải phóng email của mình. Điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại quy trình làm việc. 

Ví dụ: quy trình làm việc qua email cho một người dùng mới mà bạn thêm vào danh sách sẽ khác với một khách hàng tiềm năng đã đăng ký dùng thử miễn phí. Thực hiện đúng bước này là rất quan trọng – bạn muốn trở nên hữu ích và luôn mới mẻ trong tâm trí của khách hàng tiềm năng mà không làm họ choáng ngợp.

Bước 6 – Khởi chạy email workflow tự động

Bây giờ đã đến lúc thiết lập kế hoạch. Tuy đây là công cụ giúp bạn trở nên “rảnh tay” hơn nhưng bạn cũng cần theo dõi sát sao để đảm bảo chúng vẫn đang hoạt động tốt. Hãy thường xuyên đo lường kết quả và tiến hành các bài kiểm tra để xem những gì đang hoạt động và liệu có cách nào giúp email workflow của bạn tối ưu hơn. 

Bước 7 – Đo lường hiệu suất email workflow

Đo lường hiệu quả của quy trình email tự động của bạn. Các dữ liệu hiệu suất chính cần nắm bắt bao gồm:

• Email đã được gửi
• Gửi email tỷ lệ mở
• Tỷ lệ nhấp
• Tỷ lệ chuyển đổi
• Tỷ lệ đăng ký / hủy đăng ký
• Giá trị đặt hàng trung bình
• Tỷ lệ duy trì
• Tổng số địa chỉ liên hệ đã đăng ký trong quy trình làm việc
• Địa chỉ liên hệ đang hoạt động trong quy trình làm việc
• Tổng số địa chỉ liên hệ đã hoàn thành quy trình công việc

Tạm kết

Bạn có thể ‘phác họa’ những workflow phù hợp cho doanh nghiệp dựa trên 7 bước trên. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn chỉ việc ‘sao chép’ lại với sự rập khuôn cứng nhắc. Bạn có thể thêm thắt một vài bước – chẳng hạn như điều chỉnh trong cách phân nhóm; thay đổi về quy trình/ thông điệp để tạo ra sự thống nhất giữa đội sales và marketing. 

Một ‘kịch bản’ tối ưu phải được thử nghiệm không ngừng. Ngay cả khi workflow đang mang về tỷ lệ chuyển đổi tốt, bạn cũng cần theo dõi định kỳ và điều chỉnh nếu thực sự cần thiết. Bởi lẽ, xu hướng, hành vi mỗi người luôn thay đổi mỗi ngày. Không theo kịp thời đại, bạn sẽ rất khó để duy trì sự đột phá trong doanh thu!