Tổng hợp các thủ thuật gửi email marketing tránh spam & hiệu quả từ Zetamail

Làm thế nào để gửi email marketing hiệu quả tránh vào mục spam. Email marketing tưởng như rất dễ thực hiện khi chỉ cần soạn thảo 1 email thật hay, gửi tới hàng nghìn khách hàng và chờ đợi kết quả. Tuy nhiên, đa số các nhà tiếp thị email lại gặp phải rất nhiều khó khăn như email rơi vào spam hoặc quảng cáo dẫn đến tỷ lệ mở quá thấp.

Nhiều người cũng lầm tưởng rằng lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ gửi email marketing tốt là đủ, nhưng sự thật thì tất cả các phần mềm dịch vụ email marketing trên thị trường đều không có khả năng “chống spam” mà chỉ có các chức năng hỗ trợ giúp gửi email hiệu quả.

Kiến thức và kỹ năng của các nhà tiếp thị email mới là giải pháp để gửi email tránh spam và hiệu quả. Vậy nên, Zetamail xin chia sẻ các mẹo và thủ thuật đặc biệt mà bạn cần nắm vững để gửi email không vào spam và đạt hiệu quả cao nhé.

Phần mềm email marketing của Zetamail chỉ hỗ trợ giúp bạn gửi email đạt hiệu quả cao nhất

Nếu bạn chưa email marketing là gì gì hãy tham khảo ngay: Email Marketing là gì? Cách sử dụng và ưu điểm của Email Marketing

A – Làm thế nào để gửi email marketing  tránh spam và đạt hiệu quả cao ?

Đầu tiên, thủ thuật gửi email tránh spam là bạn cần nắm một số quy định cơ bản trong “Nghị định của chính phủ về chống thư rác”, bao gồm:

I – Hiểu rõ đạo luật về thư rác để gửi email marketing hiệu quả tránh spam

• Không sử dụng tiêu đề, tên người gửi, tên người nhận phản hồi giả mạo, đánh lừa người nhận.
• Đính kèm đường link hủy nhận thư (unsubscribe).
• Khi người nhận hủy nhận thư, gỡ bỏ họ ra khỏi danh sách email của bạn trong vòng 10 ngày.
• Việc ngừng nhận thư có hiệu lực ít nhất 30 ngày (trong 30 ngày này, bạn không được quyền gửi bất kì lá thư nào đến người đó).
• Đính kèm địa chỉ nhận thư tay của bạn.

II – 4 nguyên nhân chính khiến chiến dịch email marketing của bạn gửi vào spam

1 – Danh sách email không tốt

Chất lượng danh sách email là yếu tố hàng đầu quyết định hiệu quả chiến dịch email marketing của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn đảm bảo danh sách email chất lượng, hãy tự thu thập bằng cách đặt các form đăng ký nhận tin, thay vì mua bán danh sách khách hàng.

Tuy nhiên, nếu bạn là một nhà tiếp thị email chân chính, chứ không hề mua bán email hay thực hiện chiến dịch spam, thì vẫn có nhiều vấn đề tới từ danh sách email kém chất lượng. Bạn cần nắm được những vấn đề dưới đây để gửi email không bị spam. Chẳng hạn như:

• Danh sách email được thu thập từ lâu, chứa nhiều email không còn sử dụng, không tồn tại.
• Danh sách email tương tác ít, đã lâu bạn không gửi chiến dịch cho danh sách này, người đăng ký có thể không nhớ đã từng đăng ký email trên trang web của bạn.
• Danh sách có chứa nhiều địa chỉ email công ty – thường có tường lửa chặn email spam hoặc email của yahoo và 1 số địa chỉ tên miền hiếm – nguy cơ cao không còn được sử dụng nữa.
• Danh sách có chứa nhiều người nhận cùng 1 địa chỉ công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam)

2 – Nội dung email bị nhận diện spam

Bất kỳ email nào được gửi đi đều phải đi qua bộ lọc Spam cực thông minh của các nhà cung cấp dịch vụ. Chúng sẽ nhận diện email spam dựa vào nhiều yếu tố, như:

• Sử dụng các cụm từ spam/ quảng cáo, như là Nhấn vào đây, Cơ hội duy nhất trong đời, Khuyến mãi 50%, Chiết khấu khủng, Giảm giá sốc, Nhanh tay đăng kí, …
• Sử dụng dấu chấm than kịch liệt!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
• Sử dụng đoạn text in đậm/ IN HOA dài hoặc tô chữ màu đỏ/ xanh sáng.
• Tương tự, tiêu đề quá dài, viết in hoa nguyên dòng, bôi đâm hay chứa các từ ngữ nhận diện spam thì ngay lập tức email của bạn sẽ bị Gmail đánh dấu rồi.
• Email chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên nó cho rằng bạn đang lừa nó)

3 – Lịch sử gửi/ nhận từng bị nhận diện Spam

Nếu trong quá khứ, địa chỉ gửi của bạn bị nhận diện Spam thì các bộ lọc Spam cũng sẽ cảnh giác với những chiến dịch email sau đó bạn gửi từ địa chỉ này. Nếu sau nhiều lần bị nhận diện là Spammer, địa chỉ gửi của bạn có thể bị liệt vào Blacklist (danh sách đen). Hãy thử kiểm tra điều này trước khi tiếp tục thực hiện email marketing tiếp theo.

Bên cạnh đó, nếu các email nhận từng nhận diện chiến dịch từ địa chỉ gửi của bạn là spam, thì khả năng cao các email gửi đi sau cũng vào hòm thư spam. Đây là sự thông minh của hệ thống lọc email, lọc ra những nội dung mà khách hàng muốn đọc.

4 – Tần suất gửi email bất thường

Thông thường thường nếu 1 email mới gửi quá nhiều mail cùng 1 lúc có thể bị gmail nhận diện là spam (do tần suất nhận được email từ địa chỉ đó quá nhiều và bất thường). Nếu bạn muốn gửi email hàng loạt, một nhà cung cấp dịch vụ email marketing có thể giúp bạn thực hiện điều này.

Bên cạnh đó, nếu bạn gửi 1 nội dung duy nhất nhiều lần, tới nhiều người thì bạn khó có lý do nào nói rằng mình không spam.

III – 13 Mẹo hay giúp bạn gửi email marketing hiệu quả tránh vào spam

1 – Đừng gửi email cho chính mình

Một lỗi rất thường gặp ở các nhà tiếp thị là thêm email của chính mình vào trong danh sách email gửi hàng loạt. Nếu suy nghĩ rằng việc này vô hại và tiện lợi khi bạn có thể kiểm tra lại email của chiến dịch mình gửi đi thì bạn đã nhầm. Bộ lọc email sẽ nhận diện chiến dịch email đó là spam khi địa chỉ người gửi và nhận trùng nhau.

2 – Chú ý tới việc test bộ lọc spam trước khi gửi

Sau khi đảm bảo chiến dịch email không phạm phải 4 nguyên nhân email rơi vào spam ở phần trên, bạn vẫn cần test bộ lọc spam trước khi thực sự gửi chiến dịch tới cả nghìn khách hàng. Spam score cũng là một công cụ tốt, nhưng sẽ không đảm bảo 100% cho bạn.

Cách tốt nhất là gửi thử email tới danh sách email test (đừng thêm email gửi vào nhé) bao gồm các email của bạn và đồng nghiệp. Mục đích là bạn sẽ thử ở vị trí người nhận email, xem thử email của bạn vào hòm thư nào – hộp thư chính/ quảng cáo/ spam? Hãy tham khảo các bước kiểm tra trước khi gửi email để tránh Spam của Zetamail.

Lưu ý: Gmail hiện tại chia hòm thư Inbox ra làm 3 mục: hộp thư chính, xã hội và quảng cáo.

Nếu email của bạn rơi vào mục Spam, hãy tham khảo ngay các giải pháp tạm thời đưa email của bạn trở lại inbox , truy cập tài liệu tránh spam trên trang trợ giúp của Zetamail hoặc liên hệ ngay với nhóm hỗ trợ để chúng tôi có thể giúp bạn.

3 – Email chỉ có mỗi một bức hình

Bạn nên hiểu rằng, bộ lọc spam thích những email dạng như bức thư tay. Vì vậy, việc chèn 1 bức ảnh duy nhất sẽ là điều bất thường, khiến email của bạn đáng nghi và bị chặn. Bạn nên đầu tư vào việc soạn email có bố cục, từ ngữ và hình minh họa phù hợp.

4 – Đừng sử dụng email cá nhân hay email miễn phí

Thay vì sử dụng email miễn phí hoặc email cá nhân, bạn nên sử dụng địa chỉ email của công ty hoặc tổ chức khi gửi email. Dĩ nhiên, bạn phải biết rằng nếu bạn bị cái ISP đưa vào blacklist, thì tất cả email có cùng tên miền sẽ bị ảnh hưởng.

5 – Tiêu đề email và các nội dung email khác nhau

Nội dung email đóng một vai trò quan trọng trong việc lọc thư. Bạn cần tránh viết các email có nội dung như là spam. Ngoài ra, nếu bạn gửi email có tiêu đề và thông tin tương tự nhau, thì chiến dịch email của bạn sẽ bị nhận diện spam. Có nhiều giải pháp có thể giúp bạn tránh việc email gửi vào Spam. Trong đó, bạn nên gửi chiến dịch thử nghiệm – A/B testing để kiểm tra hiệu quả của các nội dung email marketing khác nhau.

6 – Chú ý các liên kết trong email của bạn

Bộ lọc spam kiểm tra địa chỉ URL trong email của bạn. Nếu bạn dẫn link tới một domain thiếu uy tín, nhiều khả năng email sẽ bị nhận diện spam. Thêm vào đó, bạn nên tránh dẫn link tới các địa chỉ URL chứa các folder chỉ có 1-2 chữ cái vì như vậy bộ lọc sẽ tính đó là một dấu hiệu đáng ngờ.

7 – Đừng sử dụng rút gọn liên kết

Đường link của bạn nên là link đầy đủ dẫn tới URL trực tiếp. Vì với link rút gọn, ISP không check được ngay nội dung của các liên kết đó, nên nó sẽ nghi ngờ bạn. *Ps: đặc biệt chú ý với các liên kết như goo.gl, bitly …

8 – Sử dụng HTML chuẩn

Những tags HTML không thích hợp, những tag bị lỗi…có thể làm giảm khả năng gửi mail thành công của bạn.

9 – Xóa bỏ những địa chỉ không còn được sử dụng

Hãy xóa những liên lạc cũ và không còn hoạt động nữa. Việc kiểm soát các liên lạc rất quan trọng trong việc gửi email. Tập trung vào những liên lạc còn hoạt động, bạn có thể tăng khả năng gửi email thành công.

10 – Thường xuyên sử dụng 1 địa chỉ email

Chúng tôi khuyên bạn không nên đổi địa chỉ và thông tin email thường xuyên. Chúng nên được giữ cố định để xây dựng danh tiếng và thương hiệu cho bạn.

11 – Không bao giờ thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email của bạn

Cách làm này chắc chắn sẽ bị kiểm duyệt gắt gao. Tốt nhất là dẫn đến một trang web chứa những nội dung trên.

12 – Tránh copy trực tiếp từ Word, Excel hay Powerpoint, etc..

Khi bạn chép nội dung trực tiếp từ những ứng dụng , rất nhiều định dạng hoặc các ký tự lạ sẽ được nhét vào email mà bạn không thể kiểm soát được. Các bộ lọc email spam cũng rất sẽ cảnh giác với điều này.

13 – Khuyến khích khách hàng tương tác với email của bạn

Để giữ email của bạn tránh xa thư mục spam, bạn cần khuyến khích khách hàng tương tác với chiến dịch của bạn. Để nâng cao hiệu quả, bạn nên phân khúc khách hàng – lọc ra những email tương tác tốt và xây dựng chiến dịch cho riêng họ.

B – Làm thế nào để gửi email marketing hiệu quả?

I – 5 nguyên nhân làm giảm hiệu quả gửi email marketing của bạn

1 – Do email của bạn rơi vào hộp thư spam.

Như bạn đã đọc bên trên, có rất nhiều nguyên nhân khiến chiến dịch email marketing của bạn bị nhận diện spam. Để gửi email marketing hiệu quả, bạn cần áp dụng tốt các mẹo hay tránh spam trên đây và để đến inbox của khách hàng. Vì sẽ chẳng có ai kiểm tra thư trong mục spam cả. Nếu bạn chưa nắm chắc phần này, tham khảo 11 thủ thuật để email tránh xa thư mục Spam.

2 – Không hiểu rõ danh sách khách hàng.

Để gửi email marketing hiệu quả, bạn cần hiểu danh sách khách hàng của mình.

• Danh sách email thu thập lâu chưa?
• Những email này còn tồn tại và sử dụng được không? Liệu có email hỏng, email không tồn tại nào không?
• Khách hàng của bạn là ai? Có phải là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp không?
• Liệu họ đã biết đến doanh nghiệp của bạn chưa?

Hãy trả lời hết những câu hỏi đó trước khi gửi mail, đừng gửi cho những người không quan tâm để tránh làm phiền và mang lại hình ảnh xấu cho doanh nghiệp.

3 – Gửi email với nội dung sơ sài, không thu hút.

Nhiều người lầm tưởng rằng nội dung email marketing cần tập trung vào bán hàng. Nhưng những nội dung đó được gửi nhiều lần sẽ khiến người nhận nhàm chán. Họ cần những email đem lại nội dung có ích, kích thích người xem tìm hiểu thêm để có thêm niềm tin về thương hiệu. Những yếu tố bán hàng nên được lồng ghép khéo léo, đẩy cao trào để tăng chuyển đổi mua hàng.

4 – Không cập nhật nội dung thường xuyên

Nội dung là yếu tố quan trọng vì truyền đạt thông tin đến khách hàng. Tuy nhiên, nếu cứ gửi liên tiếp những nội dung giống nhau mà không có sự thay đổi, cập nhật gì mới thì khách hàng sẽ nghĩ rằng họ đang bị Spam và không quan tâm.

5 – Không có một chiến dịch, thời gian gửi Email Marketing hợp lý.

Điều này có nghĩa bạn gửi email một cách ngẫu nhiên, không có kế hoạch nội dung, không xác định tần suất gửi, thời gian gửi rõ ràng. Điều này khiến bạn mất nhiều thời gian và chi phí cũng như khiến người nhận nghĩ rằng bạn làm việc thiếu chuyên nghiệp và không quan tâm đến mail bạn gửi.

II – 10 mẹo nâng cao giúp soạn thảo nội dung email marketing hiệu quả

1 – Gửi email hỏi thăm

Mọi người đều thích được quan tâm và bạn hãy gửi cho họ những lá thư dạng này thì đó là cách tốt nhất để thể hiện tình yêu của bạn dành cho họ. Ví dụ đơn giản như viết thư ngỏ, thư chúc mừng năm mới, hay gửi email marketing dịp lễ lớn. Bạn hãy dành sự quan tâm và tình cảm của bạn đối với những khách hàng của bạn.

2 – Giọng điệu thân mật và tôn trọng

Viết email marketing giống như bạn đang nói chuyện với những người bạn thân của bạn. Bạn thích nhận được một email từ một người bạn thân hay từ một tập đoàn lớn? Bằng cách hạn chế nói về công ty và viết email với giọng điệu thân thiện và tôn trọng, bạn có thể tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng của bạn.

3 – Cá nhân hóa email của bạn

Cá nhân hóa email là việc không thể bỏ qua. Ít nhất, bạn đừng lười biếng và gửi một lượng lớn các email mà không có tên tuổi. Mọi người đều thích được người khác nói tên của mình. Mọi người đều muốn có cảm giác mình được tôn trọng.

4 – Viết tiêu đề hấp dẫn

Tiêu đề email là cái mà khách hàng nhìn thấy đầu tiên, nên phải làm cho nó thật rõ ràng, nổi bật giữa hàng loạt các email khác. Hãy viết tiêu đề cung cấp cái gì đó thật giá trị và sử dụng ngôn từ mạnh mẽ, kích động sự tòa mò hứng thú. Nếu dòng tiêu đề không làm cho mọi người phải thốt lên “Oh my God, tôi phải đọc email này”. Thì có thể họ bỏ email của bạn.

5 – Email ngắn gọn – bố cục rõ ràng

Hãy thiết kế email marketing một cách gọn gàng. Mọi người rất dễ bị buồn chán. Vì vậy hãy làm cho email của bạn được nổi bật bằng cách sử dụng các tiêu đề phụ và những đoạn paragraph ngắn. Bạn có thể dẫn tới link website của bạn nếu bạn muốn họ đọc chi tiết hơn.

Hãy tham khảo kho mẫu +200 email trên Zetamail và thiết kế những email có bố cục hợp lý và đẹp mắt cho riêng mình.

6 – Chất lượng hình ảnh đẹp

Tuy nhiên nếu kích thước size ảnh quá lớn thì một vài chương trình email có thể chặn ảnh hoặc tải email rất chậm. Vì vậy hãy chọn một hình ảnh với chất lượng vừa phải.

7 – Làm cho email thân thiện với giao diện di động

Bạn cần đảm bảo rằng đã tối ưu email cho thiết bị điện thoại di động. Khách hàng của bạn có thể đọc email của bạn trên đường đi làm hoặc sau bữa ăn trưa. Nghiên cứu của Mỹ đã chỉ ra rằng 63% người Mỹ và 41% người châu âu sẽ xóa hoặc gần như bỏ qua những email mà họ khó đọc trên điện thoại di động.

8 – Tích hợp nút “Call-to-action”

Khách hàng đăng ký vào form của bạn, vì họ muốn biết về doanh nghiệp, sản phẩm, kiến thức của bạn. Bạn hãy mời họ hành động (call-to-action) để họ biết mình phải làm gì sau khi đọc xong email của bạn. Đây cũng là cách bạn khuyến khích họ tương tác với email từ doanh nghiệp.

9 – Không Spam Email

Luật chống spam Email đã ra đời nên bạn sẽ không thể làm email marketing một cách cẩu thả. Giống như các hình thức marketing khác, tiếp thị qua email cũng đòi hỏi bạn cần đầu tư thời gian xây dựng danh sách khách hàng và nuôi dưỡng niềm tin của khách hàng, trước khi “gặt hái” thành quả.

10 – Thiết lập khoảng thời gian gửi email phù hợp

Theo nghiên cứu thì người ta thường thích đọc tin, email vào 9h-10h sáng và 15-16h chiều. Nhưng cũng tùy vào những công việc khác nhau mà thời gian đọc email của họ cũng khác nhau. Bạn hãy thử nghiệm xem khi nào là thời điểm gửi email tốt nhất cho khách hàng của bạn.

Lời kết

Trên đây là các yếu tố mà nếu để ý nghiên cứu có thể giúp bạn gửi email hiệu quả và gửi email không bị spam. Sau khi áp dụng các yếu tố này, nếu vẫn bị spam bạn cần liên hệ đến nhóm hỗ trợ Zetamail để được tư vấn và hỗ trợ MIỄN PHÍ. Chúng tôi có các chuyên gia với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực email marketing có thể hỗ trợ bạn đưa nội dung trở lại inbox.

Trong trường hợp thư quảng cáo (lưu ý – quảng cáo vẫn được tính là inbox của Gmail ), bạn vẫn có thể áp dụng 1 số mẹo tránh email marketing rơi vào hòm thư quảng cáo của Gmail.

Bài viết này được viết Theo nhu cầu của khách hàng cần tư vấn khi sử dụng Zetamail và dựa trên kinh nghiệm triển khai email marketing cho nhiều doanh nghiệp, cá nhân – tổ chức sử dụng, với 9 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp email marketing của Zetamail.

Tác giả: nhóm hỗ trợ Zetamail

Hình ảnh: Tham khảo từ nhiều nguồn